Toolboxmeetings zinloos?

Herkent u dit? U organiseert een Toolboxmeeting om het veiligheidsbewustzijn tijdens het werk te vergroten, maar de reacties hierop zijn verdeeld. Sommige medewerkers vinden het heel prettig, anderen zeggen: 'Het is alleen maar om aan de VCA certificering te voldoen.' Of 'Het is allemaal tijdverspilling' en 'Het gaat al jaren goed, waarom zou ik dit veranderen?' Een Toolboxmeeting die door uw medewerkers als zinloos wordt ervaren is natuurlijk het laatste wat u wilt. Daarom in dit blog 5 tips: hoe zorgt u voor Toolboxmeeting met resultaat?

Werkgevers hebben de plicht om te zorgen voor een veilige werkvloer en dus dat de V&G wetgeving (Arbowet) goed wordt toegepast. Verder hebben zij de verplichting om toezicht te houden. Toezicht op het toepassen van de regelgeving en het dragen van PBM's en gebruiken van ter beschikking gestelde materialen om het werk goed en veilig uit te voeren. Niet alleen door de eigen medewerkers maar ook door onderaannemers.

Om nu te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de geldende veiligheidsregels ter plaatse en actuele wet- en regelgeving, kan een Toolboxmeeting worden georganiseerd. Het spreekt voor zich dat zo'n Toolboxmeeting dan ook wel als zinvol moet worden ervaren, anders kunt u het net zo goed achterwege laten. Hieronder staan 5 tips voor een Toolboxmeeting met resultaat!

Tip 1: Zorg dat het onderwerp actueel is en aansluit op de behoefte

'Zomaar' een onderwerp kiezen dat u interessant of passend lijkt raden wij af. Leg vooral uw oor te luister. Wat speelt er op de werkvloer? Waar gaan de gesprekken in de kantine over, waar bestaan irritaties en waar discussiëren uw medewerkers of collega's over?

Hoe beter het onderwerp van uw Toolboxmeeting aansluit op de informatiebehoefte, hoe groter de kans dat de informatie blijft hangen en waar nodig leidt tot een gedragsverandering. Hetzelfde geldt natuurlijk voor actualiteit. Hoe beter u een onderwerp kunt vertalen naar de specifieke actualiteit van een werk, hoe interessanter u de Toolboxmeeting maakt.

Tip 2: Voorkom dat de Toolboxmeeting voelt als een terechtwijzing

Het punt hierboven gezegd hebbende: een Toolboxmeeting organiseren na een incident op het werk is meestal niet de beste keuze. De Toolboxmeeting is dan weliswaar zeer actueel, maar uw medewerkers kunnen ook het gevoel krijgen dat ze terecht worden gewezen. Dan ontstaat een negatieve sfeer en misschien zelfs weerstand.

Zorg dat u incidenten waar mogelijk voor bent, zodat uw Toolboxmeetings positief blijven. Het zijn geen 'moetjes' en het is geen 'strafwerk', het is een manier om uw mensen te helpen hun werk prettig en veilig uit te voeren.

Tip 3: Breng het onderwerp dichtbij de praktijk en maak het visueel

Misschien kent u ook wel dat plaatje waarin in percentages wordt uitgedrukt hoe mensen het beste leren. De leerpiramide van Bales is erg bekend en stelt dat we het minste onthouden als ons iets wordt verteld en als we lezen. We onthouden al iets meer als we zien, weer meer als we zien en horen en weer meer als we erover discussiëren. We onthouden het meest als we het zelf doen en als we het uitleggen aan een ander.

Zorg er daarom voor dat de Toolboxmeeting wordt ondersteund met (film)beelden uit de praktijk die voor de toehoorders herkenbaar zijn. Als wat je moet doen wordt gedemonstreerd nemen mensen de informatie niet alleen tot zich, ze snappen deze ook en onthouden het beter.
Een open discussie na de presentatie is aan te raden. Daarover in het volgende punt meer.

Tip 4: Stimuleer een open discussie, zonder oordelen

In hoeverre Toolboxmeetings als zinvol of zinloos worden ervaren, hangt ook samen met de cultuur binnen uw bedrijf. Neemt niemand veiligheid echt serieus, dan kunt u natuurlijk scepsis verwachten. Cruciaal is dan ook dan het management het goede voorbeeld geeft en een positieve houding heeft ten aanzien van veiligheid. Dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn en medewerkers geen drempel voelen om het geleerde toe te passen.

Met zo'n cultuur is het ook mogelijk om tijdens Toolboxmeetings open te discussiëren over de onderwerpen die ter sprake komen. Zodra mensen bang worden om iets te zeggen gaat het de verkeerde kant op. Alles moet bespreekbaar zijn, ook de irritaties die er zijn. Bijvoorbeeld als iemand aangeeft dat de werkzaamheden niet op een veilige manier kunnen worden uitgevoerd door te hoge werkdruk.

Als alles bespreekbaar is, ontstaat de mogelijkheid negatieve en positieve kanten van iets te belichten, komen ervaringen uit de praktijk naar boven en kun je samen tot oplossingen en verbeteringen komen. En zoals genoemd in het punt hierboven, discussie zorgt ervoor dat mensen de informatie veel beter onthouden.

Tip 5: Vat de gemaakte werkafspraken samen en spreek elkaar positief kritisch aan

Een Toolboxmeeting heeft natuurlijk als doel dat het geleerde vervolgens goed wordt toegepast in de praktijk. Help uw medewerkers hierbij door een samenvatting te maken van het gesprek, de besproken actiepunten te noteren en naar de medewerkers terug te koppelen wat er met deze actiepunten wordt gedaan. Zo geeft u het goede voorbeeld, houdt u het praktisch en benadrukt u nog eens het belang van wat besproken is. Gaat het in de praktijk nog niet direct allemaal perfect, zie dat dan vooral als leermoment en spreek elkaar daar positief kritisch op aan. Zoals in punt 3 immers naar voren kwam: we onthouden het meest als we het zelf doen en als we het uitleggen aan een ander.

Veel succes met het organiseren van uw Toolboxmeetings. En heeft u zelf nog tips voor betere Toolboxmeetings, voeg deze dan toe aan de reacties, u helpt daar ook weer andere bedrijven mee.